Archivierung der Konferenzdaten nach einer Veranstaltung
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In Converia können z.B. nach Abschluss einer Veranstaltung oder vor Ablauf der Vertragslaufzeit verschiedene Exporte genutzt werden, um Daten zu Archivierungszwecken zu sichern. Welche Exporte benötigt werden, hängt von den verwendeten Modulen und den jeweiligen Aufbewahrungszwecken ab, z.B. gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Rechnungsdokumente.
Dieser Artikel beschreibt, wo im System Veranstaltungsdaten exportiert werden können. Grundsätzlich sind nur Exporte aus den tatsächlich genutzten Modulen relevant. So wird z.B. bei kostenfreien Veranstaltungen kein Rechnungsexport benötigt.
Im Folgenden sind Exporte aufgeführt, die für Archivierungszwecke wichtig sind. Weitere Exportmöglichkeiten, wie etwa Teilnehmer:innen-Listen für bestimmte Buchungsoptionen oder Badgedruck, werden in diesem Beitrag nicht behandelt.
Rechnungen und Zahlungen exportieren
Export der Bewertungsergebnisse
Verwaltung -> Personenverwaltung -> Personen
Filter: Keine Filter-Einstellung notwendig, um alle Datensätze zu exportieren.
Es werden alle Personendatensätze der Veranstaltung mit relevanten persönlichen Daten und ggf. Zusatzfeldern exportiert.
Einziger Export, der den Accountnamen enthält, sofern ein Account für das Frontend existiert.
Verwaltung -> Personenverwaltung -> Mitglieder
Filter: Wenn mehrere Mitgliederlisten angelegt wurden, müssen diese nacheinander gefiltert und exportiert werden.
Datensätze in den Mitgliederlisten wurden eventuell von Teilnehmenden aktualisiert. Diese aktuellen Mitgliederdaten können exportiert werden.
Verwaltung -> Anmeldung -> Buchungen
Filter: Um auch stornierte Buchungen zu exportieren, darauf achten, dass vor dem Export auch auf den Status storniert gefiltert wird (Abb. 4, Pkt. 1).
Die Excel-Liste (Spaltenversion - Personen gruppiert) fasst Buchungen einer Person übersichtlich zusammen (Abb. 4, Pkt. 2).
Verwaltung -> Anmeldung -> Rechnungen
Filter: Um auch stornierte Rechnung zu exportieren, darauf achten, dass vor dem Export auch auf den Status Storniert gefiltert wird (Abb. 5, Pkt. 1)
Der Rechnungsexport ist eine ZIP-Datei mit allen PDF-Dokumenten.
Bei Aktion ausführen darauf achten, dass der Export mit allen Versionen erzeugt wird.
Unter Aktion ausführen kann auch eine Excel-Übersicht (Excel-Export) aller Rechnungen gezogen werden.
Unter Aktion ausführen kann zusätzlich ein Zahlungsexport gezogen werden.
Verwaltung -> Anmeldung -> Erweiterte Statistik
Filter: Im Anzeigefilter (Abb. 7, Pkt. 2) alle benötigten Elemente aktivieren und bei unterschiedlicher Besteuerung innerhalb von Angebotspaketen die Unterpakete einbeziehen (Abb. 7, Pkt. 1).
Die erweiterte Statistik gibt Aufschluss über die Gesamtsummen unter Berücksichtigung der Besteuerung.
Der Export kann als Liste oder Matrix (wie im Backend dargestellt) gezogen werden.
Verwaltung -> Anmeldung -> Buchungen
Der massenhafte Export von Teilnahmebestätigungen ist ausschließlich über den Converia Support möglich.
Einzeln können Teilnahmebestätigungen in den Buchungsdetails der jeweiligen Personen heruntergeladen werden.
Heißt der Button Bestätigung erstellen, wurde die Teilnahmebestätigung für diese Person entweder noch nicht freigegeben oder freigegeben, aber noch nicht abgerufen (Abb. 8). Heißt der Button Teilnahme, wurde die Teilnahmebestätigung bereits erzeugt und abgerufen (Abb. 9).
Verwaltung -> Beitragseinreichung -> Beiträge
Filter: Keine weitere Filterung notwendig.
Standardexport der Beiträge
Bei Einreiche-Format Datei: Ergänzender Export, siehe Erweiterte Exportmöglichkeiten der Beiträge
Bewertungsdetails werden separat exportiert, siehe Export der Bewertungsergebnisse
Verwaltung -> Beitragseinreichung -> Session
Filter: Keine weitere Filterung notwendig.
funktioniert analog zum vorherigen Punkt
Nur notwendig, wenn Einreiche-Format (auch) Dateien waren oder XML-Content zur Weiterverarbeitung benötigt wird (Abb. Pkt. 1).
Die Auswahl des SC-Filter steht in Abhängigkeit zum Datenbezug und ist nur bei Bewertung Abstract und Bewertung Manuscript zur Verfügung (Abb. 12, Pkt. 1).
Nur bei Auswahl einer Konferenzplaner-Version spielen verplante Beiträge und nicht verplante Beiträge eine Rolle (Abb. 12, Pkt. 2).
Nach der Erzeugung können die Exporte dauerhaft unter Verfügbare Exporte abgerufen werden.
Verwaltung -> Beitragseinreichung -> Vorsitzende/Referent:innen
Filter: Keine weitere Filterung notwendig.
Export der Vorsitzenden und Referierenden, die eingeladen wurden.
Alle anwählen (Abb. 13, Pkt. 1) und anschließend Aktion ausführen: Excel-Export (Abb. 13, Pkt. 2)
Verwaltung -> Beitragsbewertung -> Gutachter:innen
Export aller Gutachter:innen mit Informationen zu den zugewiesenen Beiträgen und Themengebieten
Verwaltung -> Beitragsbewertung -> Finale Bewertung
Filter: keine weitere Filterung notwendig. ABER: Bezug Abstract und/oder Manuscript beachten!
Es empfiehlt sich der Export Bewertungsergebnisse (Gutachter:innen in Spalten) mit Finaler Bewertung
Filter: Keine weitere Filterung notwendig. Ggf. darauf achten, dass das gewählte Exportformat die gewünschten Inhalte enthält (variabel je nach gewählter Darstellung)
Es empfiehlt sich der Excel-Export in der jeweils gewünschten Sprache.
