Rechnungsdokument einrichten
Konfiguration -> Anmeldung -> Konfiguration
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Im Reiter Rechnungen die Rechnung nach den veranstaltungsbezogenen Bedürfnissen zukonfiguriert werden.
Die gewünschte PDF-Vorlage aus, wie eine Vorlage einrichtet wird ist hier erklärt.
Soll das Rechnungsdatum dem Tag der Buchung ODER dem Datum der letzten Änderung entsprechen.
Wahloption auf Rechnung: anzeigen / nicht anzeigen - dabei handelt es sich um Antworten auf Fragen wie z.B. "Welchen Speisewunsch haben Sie?": vegetarisch, halal, kosher etc.
Kostenlose Angebotspakete auf der Rechnung anzeigen/ ausblenden.
Wenn eine Rechnung bereits bezahlte Positionen enthält, so hier eingestellt werden, ob diese angezeigt werden sollen.
Soll eine Bestellnummer auf der Rechnung angezeigt werden, ja / nein (aktiviert das Formularfeld im Schritt Persönliche Daten in der Teilnehmeranmeldung)
Normalerweise stellt Converia den Teilnehmenden nach erfolgreicher Buchung direkt die Dokumente Buchungsbestätigung und Rechnung zur Verfügung. Soll die Rechnung hier noch nicht ausgeben werden, da diese z.B. stapelweise geprüft und erst danach an die entsprechenden Teilnehmer:innen oder einer kostenfreien Veranstaltung keine Rechnungen versendet werden, muss die Auswahl Nein getroffen werden.
Ja, wenn der Verlauf (etwas wurde storniert - wieder neu gebucht - usw.) auf der Rechnung angezeigt werden soll.
Nein, wenn auf der Rechnung nur die aktuell gebuchten Optionen erscheinen sollen. Stornobelege werden im Belegarchiv gesammelt und können dort jederzeit aufgerufen werden.
Wenn das Land des Rechnungsabsenders mit dem des Rechnungsempfängers übereinstimmt, wird es nicht im Adressblock auf der Rechnung ausgegeben.
Hier kann die Rechnung weiter angepasst werden, wenn bspw. in der Anmeldung abgefragte Felder mit ausgegeben werden sollen. Standardmäßig werden oberhalb der Rechnungsdaten folgende Daten ausgegeben:
Veranstaltung
Veranstaltungsdatum
Teilnehmer:in
Unterhalb der Rechnung können ebenfalls wichtige Informationen oder Ergänzungen aufgenommen werden. In beiden Texten können mithilfe der Converia-Ersetzer Anpassungen vorgenommen werden.
Es funktionieren immer nur die Ersetzer die Sie über den Ersetzungenordner unterhalb der Textfelder hinzufügen können, d.h. Ersetzer aus dem E-Mail-Modul funktionieren bei der Rechnung nicht.
Die meisten Ersetzungen sind selbsterklärend, dennoch möchten wir die Folgenden kurz näher erläutern:
Bestellnummer: meint eine von der Firma des Teilnehmers vergebene interne Bestellnummer, die auf allen Dokumenten, diese Konferenz betreffend, genannt werden muss.
Zusatztext: in den Details der jeweiligen Rechnung kann ein individueller Zusatztext ergänzt werden. Damit dieser auch auf der Rechnung ausgegeben wird, muss hier der Ersetzer eingefügt werden. Ist kein Zusatztext hinterlegt, bleibt die Stelle leer.
Zahlungsreferenz: Hier ist die E-Payment-Referenz gemeint (eine Nummer, welche zur Zuordnung der eintreffenden Zahlungen dient).
Die Rechnungsadresse kann hierüber nicht verändert werden (bspw. um auch Nachgestellte Namenszusätze auszugeben).
In Converia sind Standardsteuerhinweise hinterlegt, die den gesetzlichen Pflichtangaben auf Rechnungen (in Deutschland) entsprechen. Trotzdem ist es möglich, dass diese abgeändert werden müssen, wenn z.B. die Veranstaltung in einem anderen Land stattfindet und dem dortigen Steuerrecht unterliegt. Die Leistungsart bezogenen Zusatztexte ermöglichen es, die Steuerhinweise der verschiedenen Leistungsarten (steuerfrei, 7% MwSt., 19% MwSt. usw.) zu ergänzen, zu ändern oder komplett zu ersetzen.
Voraussetzung für die Anzeige auf der Rechnung ist die Aktivierung der USt. in den generellen Einstellungen der Teilnehmeranmeldung und die Festlegung der Leistungsart in den Angebotspaketen im Angebotswizard. Das Häkchen bei Den Standardsteuerhinweis für die Leistungsart xyz auf der Rechnung nicht ausgeben deaktiviert die jeweiligen Standardsteuerhinweise in Converia. Die auf die Leistungsart bezogenen Zusatztexte kommen, sofern hinterlegt, immer auf der Rechnung heraus. Wird das Häkchen nicht gesetzt, kann mit dem Zusatztext der Standardsteuerhinweis auf der Rechnung ergänzt werden.
Außerdem können die E-Mailtexte für die Rechnungs-E-Mail angepasst werden. Dazu kann ein eigener Text verwendet oder der Standard der Veranstaltung entsprechend angepasst werden.