Check-In on site
Administration -> Registration -> Check-In
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Person is registered and Check-In is possible
→ see
Person is registered, but Check-In is not possible →
Person is not registered → → ggf. & →
Namensschild neu drucken
entweder über: Dashboard -> Check-In
oder über Menü: Verwaltung -> Anmeldung -> Check-In
Beim ersten Aufruf des Check-In-Moduls an einem neuen Arbeitsplatz oder an einem neuen Tag bitte die entsprechende Check-In-Liste wählen (z.B. Tagesliste oder Gesamtliste).
Hat der TN seine Buchungsbestätigung dabei?
Ja → Barcode scannen, weiter mit 3.
Nein → Name suchen (mind. 3 Zeichen)
Buchung im System gefunden?
Ja → weiter mit 3.
Check In möglich?
Nein → Ursache beheben
Offene Zahlung? → Offenen Betrag hinterlegen
Nachweis ungeprüft? → Nachweis prüfen
Mitgliederstatus inaktiv? → Mitgliedsstatus prüfen
Check-In-Sperre? → Troubleshooting-Counter
Ist die Person nicht zu finden? → Prüfen, ob Haken bei Optionen inklusiv anwesende Besucher und inklusiv Bedingung nicht erfüllt gesetzt sind, ggf. setzen und erneut suchen → Falls immer noch nicht auffindbar → Troubleshooting-Counter
Bestehen Fragen zur Buchung? → Buchungsdetails über Buchungsdetails-Button aufrufen
Namensschild neu drucken → Namensschild-Button drücken und neues Schild ausdrucken
Aus Check-In:
Button Offenen Betrag hinterlegen
Aus Buchungsdetails:
Person / Buchung suchen
Button Buchungsdetails
Tab Rechnung > Zahlungen organisieren
Eintrag hinzufügen
Betrag kassieren (Kreditkartenterminal oder Barzahlung)
Zahlung im System hinterlegen
Eintrag hinzufügen
Zahlungsart auswählen: Barzahlung oder Manuelle Kartenzahlung, etc.
Betrag kontrollieren, Datum kontrollieren
Speichern
Zahlungsbestätigung ausdrucken, in der Liste Zahlungen am Ende der Zeile auf das Symbol Zahlungsbestätigung drücken
Ggf. Zahlungsart umstellen (Tab Rechnung) und Rechnung aktualisieren
Check-In abschließen
Ggf. Nachweise prüfen
Ggf. Mitgliedsstatus prüfen
In Check-In wechseln
bei Neuanmeldungen und Umbuchungen Namensschild drucken & ausgeben
Check-In-Button klicken
Aus Check-In:
Button Nachweis prüfen > Tab Nachweise
Aus Buchungsdetails:
Person / Buchung suchen
Button Buchungsdetails
Tab Nachweise
Aus Check-In:
Button zum Mitgliedereintrag
Oder Menü:
Verwaltung > Personenverwaltung > Mitglieder
Vorgehen mit Veranstalter bzw. Gesellschaften abstimmen
Mitgliederstatus muss auf aktiv gesetzt sein, damit Check-In für Mitgliederbuchungen möglich ist
Aus Check-In:
Button Neue Buchung anlegen
Oder Menü:
Verwaltung > Anmeldung > Buchungen > Neue Buchung anlegen
Entweder vorhandene Person aus Personen- oder Mitgliederdatenbank wählen
oder Haken bei Option Person neu anlegen setzen
Personendaten eintragen, möglichst mit E-Mail-Adresse
Falls keine E-Mail-Adresse vorhanden ist, Haken bei Option
Person ohne E-Mail speichern setzen
Bei abweichender Rechnungsadresse, Haken bei Option
Separate Rechnungsadresse setzen und Adressdaten für Rechnung eintragen
Zahlungsart einstellen
Dann auf Button Speichern klicken
Es erscheint ein neues Fenster mit einer leeren Buchung
Gewünschte Buchungsoption(en) hinzufügen
Nach Änderungen an der Buchung immer Rechnung aktualisieren.
Ggf. Rechnung und Buchungsbestätigung ausdrucken
Aus Check-In:
Button Buchungsdetails
in der Buchung Person auswählen
Über Menü:
Teilnehmende Person über Namen, Buchungsnummer oder Rechnungsnummer suchen
In der Buchung Person auswählen
Falls nicht als Teilnehmende Person auffindbar, existiert keine Buchung für diese Person → Troubleshooting Counter
gewünschte Personendaten ändern
Auf Button Speichern klicken
Aus Check-In:
Button Buchungsdetails
Über Menü:
Verwaltung > Anmeldung > Buchungen
Teilnehmende Person über Namen, Buchungsnummer oder Rechnungsnummer suchen
Gewünschte Buchungsoptionen ändern / hinzufügen
Nach Änderungen an der Buchung immer Rechnung aktualisieren.
ggf. geänderte Rechnung und Buchungsbestätigung ausdrucken
Person is logged in and wants to change the booking -> und ggf.
Person would like to receive confirmation of participation -> see
Person would like to receive payment confirmation -> see
Name tag is incorrect / personal data is incorrect -> in Converia and ggf.
-> see
Nein →
Ja → Namensschild ausgeben, Check-In-Button klicken, ggf. TN-Bestätigung ausdrucken, siehe Legende
Wurde eine Person versehentlich eingecheckt? → Check-Out
Falls Nachweisstatus ungeprüft (Datei im System vorhanden) Öffnen und bei Korrektheit Nachweisstatus auf verifiziert setzen abschließen
Falls Nachweisstatus nicht vorhanden oder ungültig gültigen Nachweis vorzeigen lassen & Korrektheit prüfen Kommentar hinterlegen Nachweisstatus umsetzen und Zuweisen abschließen
Vorgang ausführen, ggf. und und abschließen
Teilnehmende Person / Buchung suchen
Verwaltung > Anmeldung > Buchungen
Teilnehmende Person / Buchung suchen
Ggf.
Vorgang ausführen und ggf. abschließen
