# Check-In on site

<figure><img src="https://3664324957-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FFHhRMg6uphOg3wLL7zym%2Fuploads%2FAU5QshyvBI6TtTiiIbqZ%2F2024-10-15_13h53_37.png?alt=media&#x26;token=d9b185d1-7259-40e2-9701-7460f043459a" alt=""><figcaption><p>Check-In-Overview</p></figcaption></figure>

## Main scenarios

* <mark style="color:green;">Person is registered and Check-In is possible</mark>

  → see [**Check-In**](#check-in)
* <mark style="color:yellow;">Person is registered, but Check-In is not possible</mark>\
  \&#xNAN;**→** [**Ursache beheben**](#normales-prozedere-fur-check-in)[ ](https://converia.slab.com/posts/converia-check-in-guide-iru0kx2n#hb20b-normales-prozedere-fur-check-in)[**& Check In**](#check-in)
* Person is not registered\
  \&#xNAN;**→** [**Neue Buchung anlegen**](#neue-buchung-neue-teilnehmende-person-anlegen)\
  → ggf. [**Zahlung entgegennehmen**](#zahlung-entgegennehmen-offenen-betrag-hinterlegen) & [**Nachweise prüfen**](#nachweise-prufen)\
  **→** [**Check-In**](#check-in)

## Further scenarios

* Person is logged in and wants to change the booking\
  -> [**Buchung ändern**](#buchung-andern) und ggf. [**Zahlung entgegennehmen**](#zahlung-entgegennehmen-offenen-betrag-hinterlegen)
* Person would like to receive confirmation of participation\
  -> see [**Check-In**](#check-in)
* Person would like to receive payment confirmation\
  -> see [**Zahlung entgegennehmen**](#zahlung-entgegennehmen-offenen-betrag-hinterlegen)
* Name tag is incorrect / personal data is incorrect\
  -> in Converia [**Personendaten ändern**](#personendaten-andern) and ggf. [**Buchung ändern**](#buchung-andern)
* Namensschild neu drucken

  -> see [**Check-In**](#check-in)

***

## Check-In

* entweder übe&#x72;*: Dashboard -> Check-In*&#x20;
* oder über Menü: *Verwaltung -> Anmeldung -> Check-In*

### Erster Aufruf, neuer Tag → Check-In-Liste wählen

Beim ersten Aufruf des Check-In-Moduls an einem neuen Arbeitsplatz oder an einem neuen Tag bitte die entsprechende Check-In-Liste wählen (z.B. Tagesliste oder Gesamtliste).

<figure><img src="https://files.gitbook.com/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FMxJisZD22TGigMAtgSJo%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=ec761349-fbef-4ed8-ba7f-31545bde17dc" alt=""><figcaption><p>Select list</p></figcaption></figure>

### Normales Prozedere für Check In

1. Hat der TN seine **Buchungsbestätigung** dabei?
   * Ja → Barcode scannen, weiter mit 3.
   * Nein → Name suchen (mind. 3 Zeichen)
2. Buchung im System **gefunden**?
   * Ja → weiter mit 3.
   * Nein → [**Sonderfälle**](#sonderfalle)
3. Check In möglich?

<mark style="color:green;">Ja → Namensschild ausgeben, Check-In-Button klicken</mark>, ggf. TN-Bestätigung ausdrucken, siehe Legende <img src="https://3664324957-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FFHhRMg6uphOg3wLL7zym%2Fuploads%2F5PHJx5Qh1WViZKLH7W9g%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=0673d978-967a-4e88-892e-90c5f0d9a614" alt="" data-size="original">

<mark style="color:yellow;">Nein →</mark> <mark style="color:yellow;"></mark><mark style="color:yellow;">**Ursache beheben**</mark>

* Offene Zahlung? → Offenen Betrag hinterlegen
* Nachweis ungeprüft? → Nachweis prüfen
* Mitgliederstatus inaktiv? → Mitgliedsstatus prüfen
* Check-In-Sperre? → Troubleshooting-Counter

<figure><img src="https://slabstatic.com/prod/uploads/v54u0pgn/posts/images/83E7clNPIXWAYguWbWAMUr_D.png" alt=""><figcaption><p>Legend</p></figcaption></figure>

### Sonderfälle

1. **Ist die Person nicht zu finden?**\
   → Prüfen, ob Haken bei Optionen *inklusiv anwesende Besucher* und *inklusiv Bedingung nicht erfüllt* gesetzt sind, ggf. setzen und erneut suchen\
   → Falls immer noch nicht auffindbar → Troubleshooting-Counter
2. Wurde eine Person **versehentlich eingecheckt**?\
   → Check-Out ![](https://3664324957-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FFHhRMg6uphOg3wLL7zym%2Fuploads%2FIWDrPu9HZWup181lS8Wv%2Fimage.png?alt=media\&token=b07030d0-1427-4dd7-aab6-f8275c91e728)
3. Bestehen **Fragen zur Buchung**?\
   → Buchungsdetails über Buchungsdetails-Button aufrufen
4. **Namensschild neu drucken**\
   → Namensschild-Button drücken und neues Schild ausdrucken

***

## Zahlung entgegennehmen – „Offenen Betrag hinterlegen“

{% hint style="info" %}
Für Ticketing Kunden siehe [Zahlungen vor Ort für Ticketingkund:innen](https://manual.converia.de/en/attendees/broken-reference)
{% endhint %}

**Aus Check-In:**

* Button *Offenen Betrag hinterlegen*

Aus Buchungsdetails:

* Person / Buchung suchen
* Button *Buchungsdetails*
* Tab *Rechnung > Zahlungen organisieren*
* *Eintrag hinzufügen*

<figure><img src="https://3664324957-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FFHhRMg6uphOg3wLL7zym%2Fuploads%2F8Te8PLregHSqCD1cTvnQ%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=fe04f7ad-4bd1-4a46-96de-1938a5030aba" alt=""><figcaption><p>Enter payment</p></figcaption></figure>

### Normales Prozedere

* Betrag kassieren (Kreditkartenterminal oder Barzahlung)
* Zahlung im System hinterlegen
  * *Eintrag hinzufügen*
  * Zahlungsart auswählen: *Barzahlung* oder *Manuelle Kartenzahlung*, etc.
  * Betrag kontrollieren, Datum kontrollieren
  * *Speichern*

{% hint style="info" %}
Nur für Ticketing-Kunden mit Vor-Ort-Zahlungen: **Datum im Feld "Zahlungseingang" löschen, wenn Zahlung einbehalten und nicht anschließend an Converia überwiesen werden soll.**
{% endhint %}

* **Zahlungsbestätigung** ausdrucken, in der Liste *Zahlungen* am Ende der Zeile auf das Symbol *Zahlungsbestätigung* drücken
* Ggf. Zahlungsart umstellen (Tab *Rechnung*) und Rechnung aktualisieren
* **Check-In** abschließen
  * Ggf. Nachweise prüfen
  * Ggf. Mitgliedsstatus prüfen
  * In *Check-In* wechseln
  * bei Neuanmeldungen und Umbuchungen Namensschild drucken & ausgeben
  * Check-In-Button klicken

***

## Nachweise prüfen

**Aus Check-In:**&#x20;

* Button *Nachweis prüfen* > Tab *Nachweise*

**Aus Buchungsdetails:**

* Person / Buchung suchen
* Button *Buchungsdetails*
* *Tab Nachweise*

<figure><img src="https://slabstatic.com/prod/uploads/v54u0pgn/posts/images/R00SPBSJ3OIyCy1kvydUpmYp.png" alt=""><figcaption><p><em>Booking details:</em> Verifications</p></figcaption></figure>

### Normales Prozedere

* Falls Nachweisstatus *ungeprüft* (Datei im System vorhanden) Öffnen und bei Korrektheit Nachweisstatus auf *verifiziert* setzen [**Check-In**](#check-in) abschließen
* Falls Nachweisstatus *nicht vorhanden* oder *ungültig* gültigen Nachweis vorzeigen lassen & Korrektheit prüfen Kommentar hinterlegen Nachweisstatus umsetzen und *Zuweisen* [**Check-In**](#check-in) abschließen

***

## Mitgliederstatus prüfen

**Aus Check-In:**&#x20;

* Button *zum Mitgliedereintrag*

**Oder Menü:**&#x20;

* *Verwaltung > Personenverwaltung > Mitglieder*

### Normales Prozedere

* Vorgehen mit Veranstalter bzw. Gesellschaften abstimmen
* Mitgliederstatus muss auf *aktiv* gesetzt sein, damit Check-In für Mitgliederbuchungen möglich ist

***

## Neue Buchung / Neue Teilnehmende Person anlegen

**Aus Check-In:**&#x20;

* Button *Neue Buchung anlegen*

**Oder Menü:**&#x20;

* *Verwaltung > Anmeldung > Buchungen > Neue Buchung anlegen*

<figure><img src="https://3664324957-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FFHhRMg6uphOg3wLL7zym%2Fuploads%2Fszpc5mTnmLGRl6l5Np6H%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=e417c63c-fe16-4c6b-8a6f-ce47e17947b5" alt="Neue Buchung anlegen"><figcaption><p>Create new booking</p></figcaption></figure>

<figure><img src="https://3664324957-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FFHhRMg6uphOg3wLL7zym%2Fuploads%2FE7r5tOHk4kENvnyao5D0%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=dd3b9b54-3f26-4fdf-b49b-e10ecfff5242" alt=""><figcaption><p>Add booking option</p></figcaption></figure>

### Normales Prozedere

* **Entweder** vorhandene Person aus Personen- oder Mitgliederdatenbank wählen
* **oder** Haken bei Option ***Person neu anlegen*** setzen
  * Personendaten eintragen, möglichst mit E-Mail-Adresse
  * Falls keine E-Mail-Adresse vorhanden ist, Haken bei Option
  * *Person ohne E-Mail speichern* setzen
* Bei abweichender Rechnungsadresse, Haken bei Option
* *Separate Rechnungsadresse* setzen und Adressdaten für Rechnung eintragen
* Zahlungsart einstellen
* Dann auf Button ***Speichern*** klicken
* Es erscheint ein neues Fenster mit einer leeren Buchung
* Gewünschte **Buchungsoption(en) hinzufügen**

{% hint style="warning" %}
Nach Änderungen an der Buchung immer **Rechnung aktualisieren.**
{% endhint %}

<figure><img src="https://slabstatic.com/prod/uploads/v54u0pgn/posts/images/ogrH377KCE9Y_yvBO9RSUts4.png" alt=""><figcaption><p>Update invoice</p></figcaption></figure>

* Ggf. Rechnung und Buchungsbestätigung ausdrucken
* Vorgang [**Zahlung entgegennehmen**](#zahlung-entgegennehmen-offenen-betrag-hinterlegen) ausführen, ggf. [**Nachweis**](#nachweise-prufen) und [**Mitgliederstatus prüfen**](#mitgliederstatus-prufen) und [**Check-In**](#check-in) abschließen

***

## Personendaten ändern

**Aus Check-In**:

* Teilnehmende Person / Buchung suchen <img src="https://3664324957-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FFHhRMg6uphOg3wLL7zym%2Fuploads%2FyHL7fZnozVcLBiJArGYG%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=07fc425b-d5c6-4c71-93f4-2f3249777c55" alt="" data-size="original">
* Button *Buchungsdetails*
* in der Buchung *Person auswählen*

**Über Menü:**

* *Verwaltung > Anmeldung > Buchungen* ![](https://3664324957-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FFHhRMg6uphOg3wLL7zym%2Fuploads%2FrHCpdUyxMs0gWmPUju4g%2Fimage.png?alt=media\&token=1e643d9a-ce0e-47a8-ade7-e47a7e2be643)
* Teilnehmende Person über *Namen*, *Buchungsnummer* oder *Rechnungsnummer* suchen
* In der Buchung *Person auswählen*
* Falls nicht als Teilnehmende Person auffindbar, existiert keine Buchung für diese Person → Troubleshooting Counter

<figure><img src="https://slabstatic.com/prod/uploads/v54u0pgn/posts/images/tnyzKM9TJWLAQvcZFxMfQKDw.png" alt=""><figcaption><p>Personal data</p></figcaption></figure>

### Normales Prozedere

* gewünschte **Personendaten ändern**
* Auf Button ***Speichern*** klicken

***

## Buchung ändern

**Aus Check-In:**

* Teilnehmende Person / Buchung suchen ![](https://3664324957-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FFHhRMg6uphOg3wLL7zym%2Fuploads%2FTCkBzBaKJYWDZEnx7kon%2Fimage.png?alt=media\&token=503e77a5-d49d-48fa-abbe-bd19cb46cbfe)
* Button *Buchungsdetails*

**Über Menü**:

* *Verwaltung > Anmeldung > Buchungen*
* Teilnehmende Person über *Namen*, *Buchungsnummer* oder *Rechnungsnummer* suchen

### Normales Prozedere

* Ggf. [**Personendaten ändern**](#personendaten-andern)
* Gewünschte **Buchungsoptionen ändern / hinzufügen**

{% hint style="warning" %}
Nach Änderungen an der Buchung immer **Rechnung aktualisieren.**
{% endhint %}

* ggf. geänderte Rechnung und Buchungsbestätigung ausdrucken
* Vorgang [**Zahlung entgegennehmen**](#zahlung-entgegennehmen-offenen-betrag-hinterlegen) ausführen und ggf. [**Check-In**](#check-in) abschließen

***

## Vertiefung, Orientierung im System

### Wechsel zwischen den wichtigsten Bearbeitungsmodulen

<figure><img src="https://slabstatic.com/prod/uploads/v54u0pgn/posts/images/l6uRkW8jb1QSyiM76Jn8BNV4.png" alt=""><figcaption><p>Check-In-Modul &#x3C;> Teilnehmende / Buchungsdetails &#x3C;> Rechnungsdetails</p></figcaption></figure>