Check-In-Listen

Konfiguration -> Grundeinstellungen -> Check-In

Abb. 1: Auswahl einer Check-In-Liste & Optionen

Auswahl und Verwaltung

Um den Check-in vor Ort durchzuführen, muss zunächst die passende Check-in-Liste ausgewählt werden. Über den Button Ändern kann die aktuell verwendete Liste bei Bedarf jederzeit ausgetauscht werden.

Es können mehrere Check-in-Listen mit unterschiedlichen Bedingungen angelegt werden. Diese Bedingungen steuern, welche Teilnehmenden auf einer bestimmten Liste erscheinen. Sind alle erforderlichen Voraussetzungen erfüllt (z. B. vollständige Zahlung oder eingereichte Nachweise), werden die betreffenden Teilnehmenden grün markiert.

Anhand dieser und weiterer Farbcodierungen kann das Check-in-Personal auf einen Blick erkennen, ob alle Bedingungen erfüllt sind oder ob fehlende Voraussetzungen den Check-in aktuell verhindern.

Alternativ können folgende tlw. restriktivere Einstellungen verwendet werden (Abb. 1):

1. inklusive anwesender Besucher

   • Wenn angewählt -> Auch bereits eingecheckte Personen werden bei Scan oder Suche angezeigt und können ggf. ausgecheckt werden.

2. inklusive "Bedingung nicht erfüllt"

   • Wenn abgewählt -> Im Check-in-Vorgang werden nur Teilnehmende zugelassen, die auf der ausgewählten Check-in-Liste stehen. Personendatensätze, die nicht in dieser Liste enthalten sind, werden bei Scan oder manueller Suche nicht erkannt bzw. nicht angezeigt.

3. mit Scan einchecken

   1. Wenn angewählt -> Mit Scan erfolgt direkt der Check-In. Die Prüfung von ggf. nicht erfüllten Bedingungen ist nicht möglich.

Mit dem Anlegen einer neuen Veranstaltung in Converia wird bereits eine Check-In-Liste Standard angelegt. Diese Liste kann ohne weitere Anpassung genutzt werden, um Teilnehmende für diese Veranstaltung einzuchecken.

Konfiguration

Die Konfiguration von Check-In-Listen ist nur für Kund:Innen mit eigener Converia-Installation möglich. Express-Kund:Innen wenden sich bitte an [email protected].

Konfigurationsmöglichkeiten

• Name der Liste

• Credits (derzeit ohne Funktion)

• Beschreibung auf Teilnahmebestätigung (sprachspezifisch)

  • HTML-Formatierung möglich (Fett, Zeilenumbruch, etc.)

Bedingungen

• Bezahlt -> Check-In nur möglich wenn vollständige Zahlung erfolgt

• Nachweis erbracht -> Check-In nur möglich, wenn ggf. erforderlicher Nachweis erbracht

• Antwort -> Check-In nur möglich, wenn das mit dieser Antwort verknüpfte Angebotspaket Teil der Buchung ist

Check-In-Listen & Teilnahmebestätigung

Check-in-Listen können als Datengrundlage für die Teilnahmebestätigung verwendet werden. Das bedeutet: Wenn Teilnehmende auf einer der angelegten Listen eingecheckt wurden, kann ihre Anwesenheit automatisch auf der Teilnahmebestätigung ausgegeben werden.

Teilnehmende können auf mehreren Check-in-Listen erfasst werden. So lässt sich beispielsweise die Anwesenheit in verschiedenen Räumen oder Veranstaltungsabschnitten dokumentieren. Mit jedem weiteren Check-in auf einer zusätzlichen Liste aktualisiert sich die Teilnahmebestätigung automatisch und ergänzt den jeweiligen Eintrag.

Diese Funktion wird durch eine individuelle Beschreibung je Check-in-Liste ermöglicht. Diese Beschreibung kann mithilfe eines Ersetzers an einer beliebigen Stelle auf der Teilnahmebestätigung eingefügt und dort ausgegeben werden, siehe auch Check-In-Listen.