# Check-In-Listen

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FI55MzgyzkZdbNDXNoymc%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=55ef0300-9a0d-4c25-9710-812bb7584369" alt=""><figcaption><p>Abb. 1: Auswahl einer Check-In-Liste &#x26; Optionen</p></figcaption></figure>

## **Auswahl und Verwaltung**

Um den Check-in vor Ort durchzuführen, muss zunächst die passende **Check-in-Liste** ausgewählt werden.\
Über den Button *Ändern* kann die aktuell verwendete Liste bei Bedarf jederzeit ausgetauscht werden.

Es können mehrere Check-in-Listen mit unterschiedlichen [**Bedingungen**](#bedingungen) angelegt werden.\
Diese Bedingungen steuern, **welche Teilnehmenden** auf einer bestimmten Liste erscheinen.\
Sind alle erforderlichen Voraussetzungen erfüllt (z. B. vollständige Zahlung oder eingereichte Nachweise), werden die betreffenden Teilnehmenden grün **markiert**.

Anhand dieser und weiterer **Farbcodierungen** kann das Check-in-Personal auf einen Blick erkennen, ob alle Bedingungen erfüllt sind oder ob fehlende Voraussetzungen den Check-in aktuell verhindern.

Alternativ können folgende tlw. **restriktivere Einstellungen** verwendet werden (Abb. 1):

1. **inklusive anwesender Besucher**
   * **Wenn angewählt** -> Auch bereits eingecheckte Personen werden bei Scan oder Suche angezeigt und können ggf. ausgecheckt werden.
2. **inklusive "Bedingung nicht erfüllt"**
   * **Wenn abgewählt** -> Im Check-in-Vorgang werden **nur Teilnehmende zugelassen**, die auf der ausgewählten Check-in-Liste stehen.\
     Personendatensätze, die nicht in dieser Liste enthalten sind, werden bei Scan oder manueller Suche **nicht erkannt** bzw. **nicht angezeigt**.
3. **mit Scan einchecken**
   1. **Wenn angewählt** -> Mit Scan erfolgt direkt der Check-In. Die Prüfung von ggf. nicht erfüllten Bedingungen ist nicht möglich.

{% hint style="info" %}
Mit dem Anlegen einer neuen Veranstaltung in Converia wird bereits eine Check-In-Liste *Standard* angelegt. Diese Liste kann ohne weitere Anpassung genutzt werden, um Teilnehmende für diese Veranstaltung einzuchecken.
{% endhint %}

## Konfiguration

{% hint style="warning" %}
Die Konfiguration von Check-In-Listen ist nur für Kund:Innen mit eigener Converia-Installation möglich. Express-Kund:Innen wenden sich bitte an <support@converia.de>.
{% endhint %}

#### Konfigurationsmöglichkeiten

* Name der Liste
* Credits (derzeit ohne Funktion)
* Beschreibung auf Teilnahmebestätigung (sprachspezifisch)
  * HTML-Formatierung möglich (Fett, Zeilenumbruch, etc.)

#### Bedingungen

* Bezahlt -> Check-In nur möglich wenn vollständige Zahlung erfolgt
* Nachweis erbracht -> Check-In nur möglich, wenn ggf. erforderlicher Nachweis erbracht&#x20;
* Antwort -> Check-In nur möglich, wenn das mit dieser Antwort verknüpfte Angebotspaket Teil der Buchung ist

## Check-In-Listen & Teilnahmebestätigung

Check-in-Listen können als **Datengrundlage für die Teilnahmebestätigung** verwendet werden.\
Das bedeutet: Wenn Teilnehmende auf einer der angelegten Listen eingecheckt wurden, kann ihre **Anwesenheit automatisch auf der Teilnahmebestätigung** ausgegeben werden.

Teilnehmende können auf **mehreren Check-in-Listen** erfasst werden.\
So lässt sich beispielsweise die Anwesenheit in **verschiedenen Räumen oder Veranstaltungsabschnitten** dokumentieren.\
Mit jedem weiteren Check-in auf einer zusätzlichen Liste **aktualisiert sich die Teilnahmebestätigung automatisch** und ergänzt den jeweiligen Eintrag.

Diese Funktion wird durch eine **individuelle Beschreibung je Check-in-Liste** ermöglicht.\
Diese Beschreibung kann mithilfe eines **Ersetzers** an einer beliebigen Stelle auf der Teilnahmebestätigung eingefügt und dort ausgegeben werden, siehe auch [#check-in-listen](https://manual.converia.de/die-anmeldung-einrichten/vorlagen-erstellen-fur-rechnung-buchungs-teilnahme-und-zahlungsbestatigung/teilnahmebestatigung-einrichten#check-in-listen "mention").