Eingeladene Vorsitzende und Referent:innen – Referent:innenmanagement
Was leistet das Referent:innenmanagement?
Das Referent:innenmanagement besteht aus zwei Teilen. Dem Backend-Modul, mit dem Veranstalter:innen arbeiten und einem Frontendportal für die eingeladenen Vorsitzenden und Referent:innen.
Das Modul erlaubt es, Vorsitzende und Referent:innen einzuladen, deren Status einzusehen bzw. diese direkt aus dem System heraus zu erinnern, Ersatzpersonen nach einer Absage zu verwalten. So behält man auch bei Veranstaltungen mit vielen Vorsitzenden und Referent:innen immer den Überblick.
Doch auch für die eingeladenen Personen bietet das Modul Vorteile. Diese können über das Referent:innenportal ihre Vorträge und Sessions zu- oder absagen, für zugesagte Vorträge ihr Abstract bearbeiten und ihre Präsentationen hochladen, und ggf. einer Aufzeichnung zustimmen. Außerdem können Eingeladene über das Portal Kontakt mit dem Veranstaltungsteam aufnehmen und falls gewünscht, können eingeladene Chairs andere Personen aus ihrer Session kontaktieren.
Eingeladen vs. Eingereicht
Eingereichte Beiträge oder Sessions müssen in Converia erst die Bewertung durchlaufen und angenommen werden, bevor sie im Konferenzplaner verplant werden können.
Eingeladene Beiträge und Sessions können direkt im Konferenzplaner verplant werden. Sie müssen entweder von der eingeladenen Person akzeptiert werden, bevor die Person namentlich im Frontend erscheint oder direkt als akzeptierte, eingeladene Beiträge/Sessions angelegt werden.
Ein eingeladener Beitrag kann nicht in einen eingereichten Beitrag umgewandelt werden. Gleiches gilt analog für Sessions.
Das Modul aktivieren
Wenn die Funktionalität verwendet werden soll, schaltet das Converia Team das Modul für die gewünschte Veranstaltung frei.
Eingeladene Beiträge oder Sessions anlegen
Zum Anlegen eines eingeladenen Beitrags bzw. einer eingeladenen Session im Converia Backend muss die Checkbox Eingeladener Beitrag aktiviert werden.
Beim Anlegen eines eingeladenen Beitrags bzw. einer eingeladenen Session direkt im Konferenzplaner-Backend (VSB) ist die Checkbox Eingeladener Beitrag automtisch aktiviert.
Eingeladene Personen hinzufügen und Einladungsstatus steuern
Über den Button Eingeladene Person hinzufügen kann ein:e eingeladene:r Referent:in zu einem Beitrag, bzw. ein:e Vorsitzende:r zu einer Session hinzugefügt werden. Neu verplante Personen haben zunächst den Einladungsstatus geplant. Sie werden im Frontend des Konferenzplans allerdings erst dann angezeigt, wenn sie der Einladung zugesagt bzw. den Einladungsstatus akzeptiert haben.
Durch das Hinzufügen eines eingeladenen Referenten bzw. einer eingeladenen Referentin wird ein eingereichter Beitrag automatisch zu einem eingeladenen Beitrag.
Ein eingeladener Beitrag kann jedoch nicht in einen eingereichten Beitrag zurückgewandelt werden.
Gleiches gilt analog für eingeladene Vorsitzende und Sessions.
Konferenzplaner
Eingeladene Sessions können im Schritt 3 des Konferenzplaners angelegt werden, in der Regel direkt in einem Sitzungsblock verplant, mit dem Button 
über dem jeweiligen Raumnamen. Alternativ können über den Button Neue Session anlegen auch unverplante Sessions angelegt werden.
Eingeladene Beiträge können direkt im Schritt 4 des Konferenzplaners angelegt werden, in der Regel über das Plussymbol 
in einer Session. Alternativ können über den Button Neuen Beitrag anlegen auch unverplante Beiträge angelegt werden.
Ändert man Raum oder Zeit eines eingeladenen Beitrags oder einer eingeladenen Session im Konferenzplaner, wird man gefragt, ob der Status der Einladung entsprechend angepasst werden soll. Bei Ja wird der Status auf umgeplant gesetzt, bei Nein verbleibt er so wie er aktuell ist.
Soll nicht bei jedem Beitrag gefragt werden, ob der Status der Einladung automatisch angepasst werden soll, kann der Haken bei Entscheidung speichern gesetzt werden. Im Reiter Einstellungen kann diese Entscheidung jederzeit rückgängig gemacht werden.
Einladungen im Backend verwalten
Verwaltung > Beitragseinreichung > Vorsitzende/Referent:innen
Liste nach Verplanungen: Hier kann eine Person mehrmals erscheinen, wenn sie in mehreren eingeladenen Beiträgen oder Sessions verplant ist. (Die Liste nach Verplanungen heißt in älteren Converia-Versionen noch Liste nach Autor:innen.)
Liste nach Personen: Hier erscheint jede eingeladene Person nur 1x und es wird die Anzahl der Verplanungen angezeigt. Mit Klick auf den Namen der Person können Details zu den Beiträgen eingesehen werden.
In der Liste nach Verplanungen stehen Massenaktionen bereit. Ersatzperson aktiv setzen: Die Ersatzperson wird zur Vorsitzenden oder zum Referenten mit dem Einladungsstatus geplant. War die ausgetauschte Person gleichzeitig Hauptverantwortliche bzw. Submitter:in, so wird auch hier die neue Person eingesetzt.
Einladungen und andere E-Mails versenden
Über Massenaktionen können E-Mails an bestimmte Vorsitzende Referent:innen versendet werden. Dazu filtert man die Liste nach Verplanungen den Anforderungen entsprechend, wählt die entsprechenden Elemente aus und wählt eine der beiden Massenaktionen zum E-Mail versenden. Daraufhin öffnet sich ein Overlay, in dem die E-Mail verfasst werden kann.
In der Liste nach Verplanungen kann die letzte E-Mail eingesehen werden, außerdem sehen Sie, wie viele Erinnerung bereits versendet wurden. In Warteschleife bedeutet, dass die E-Mail noch nicht verarbeitet wurde. Filtern kann man nur auf, an best-practices orientierte, feste Zeiträume. So ist zum Beispiel möglich, alle Referenten zu erinnern, deren letzte Aktion im Frontend drei Monate her ist.
Es gibt zudem den besonderen Ersetzer Link zum Verwaltungsmodul für Referenten. Dieser erzeugt einen Link, bei dem der Referent bequem ein Passwort und Nutzernamen vergeben kann und anschließend gleich ins Referentenportal weitergeleitet wird.
Das Referent:innenportal konfigurieren
Das Portal würd über eine Checkbox im Backend aktiviert und kann vielfältig konfiguriert werden unter
Konfiguration > Beitragseinreichung > Konfiguration > Einladungen
Sollte das Portal trotz Aktivierung im Frontend nicht verfügbar sein, prüfen Sie bitte, ob die entsprechende CMS-Seite korrekt konfiguriert ist.
Das Frontend-Portal kann entweder über einen Link in der EInladungsmail oder im C3 unter Einladungen aufgerufen werden.
Im Portal selbst können relevante Informationen eingesehen und Zu- und Absagen getätigt werden. In späteren Schritten ist es möglich, das Abstract des zugeordneten Beitrags zu ändern, wenn der/die Referent:in als Submitter:in hinterlegt ist.
Im oberen Bereich des Portals kann ein Hinweis eingeblendet werden, abhängig davon ob die Person als Vorsitzende:r einer Session oder als Referent:in eines Beitrags eingeplant wurde. Im unteren Bereich befindet sich ein optionaler Link zur Anmeldung, sodass der Referent:in nach seiner Zusage gleich seine Teilnahme buchen kann. Dieser Link wird erst klickbar, wenn alle eingeladenen Beiträge zu- oder abgesagt wurden.
CMS-Seite für Referent:innen-Portal anlegen
Sollte in der Kopiervorlage keine entsprechende Seite angelegt sein, muss im CMS noch eine Seite mit dem Actionname show_invitee und dem Modulinhalt InviteeDashboard angelegt werden. Für diese Seite muss das Template FrontendModule FullWidth genutzt werden.
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